SendBlaster : el mejor software de envío de emails masivos

Envío de mensajes de Email

Para enviar un mensaje de email usted debe en primer lugar especificar los destinatarios y el remitente.

La lista de listas de distribución (definidas en Administrar Listas) son mostradas en el campo de Selección de lista de distribución. Seleccione una de las direcciones y la lista será utilizada para determinar los destinatarios. Cada contacto recibirá un mensaje de correo personalizado.

El remitente del mensaje será especificado en la Dirección de email del destinatario y Nombre del Destinatario. Usted puede ingresar estos campos libremente o seleccionar una dirección desde las listas desplegables, que muestran los últimos 10 nombres y direcciones utilizados en operaciones de envío previas (las listas estarán mensajes si no se ha enviado ningún mensaje aún). Si se provee una dirección de suscripción/desuscripción para la lista de distribución seleccionada, será automáticamente mostrada como la dirección del remitente. De todas formas, este es el comportamiento por defecto, y la dirección y/o nombre pueden ser modificados manualmente.
Usted puede también especificar una dirección de respuesta: esta es la dirección a la que se enviarán las respuestas. Si es dejada en blanco, las respuestas serán enviadas a la dirección del remitente (este es el comportamiento por defecto para los mensajes de email personales).

Para enviar un mensaje presione el botón Enviar. Obviamente si es la primera operación de envío, o las configuraciones de conexión han cambiado, será necesario configurar las Opciones de Envío, de otra forma el mensaje no será enviado.

Dos Modos de envío se encuentran disponibles: Envío directo y Utilizar servidor SMTP.

  • Al seleccionar Envío directo el software observará el servidor de email de cada recipiente y se conectará automáticamente, “saltando” el servidor SMTP que no será necesario en las configuraciones de envío. Para realizar dicha búsqueda, SendBlaster utilizará el DNS por defecto para la conexión seleccionada, pero también es posible (y a veces necesario) establecer un DNS en forma manual, al habilitar la opción Configurar servidor DNS manualmente y escribir la dirección IP correcta. Tenga en cuenta que algunos dominios de email (per ejemplo, hotmail) no permiten envíos directos: el mensaje es rechazado si es originado desde un sistema de escritorio en opocición a un servidor SMTP público. Al habilitar Reintentar con SMTP en caso de error, en caso de que el mensaje no sea aceptado por el servidor de email del destinatario, el software intentará entregar el mensaje al servidor SMTP, utilizando las configuraciones de Usar servidor SMTP.
  • Al seleccionar Usar servidor SMTP, el envío de emails será realizado exactamente en la misma forma que cualquier cliente de email estándar, es decir, entregando el mensaje al servidor de internet del ISP.
    Es necesario especificar el nombre del servidor SMTP (el cuál puede incluir el número de puerto en formato “servidor:puerto“) y, en caso de requerir autenticación de usuario, seleccionar Autenticación requerida y especificar Nombre de Usuario y Contraseña. Estos parámetros son los utilizados en su software cliente de email, por ello todo lo que usted necesita hacer es “copiarlos” desde su cuenta de email (para asegurarse de que su servidor SMTP se pueda conectar, presione el botón Prueba de conexión). La caja SSL habilita la comunicación SSL, la cuál es requerida en algunos servidores (por ejemplo el servidor SMTP de Gmail).
    Al habilitar Reintentar con envío directo en caso de error, en caso de que un mensaje no sea aceptado por el servidor SMTP, el software intentará entregar el mensaje directamente al servidor de email del destinatario, utilizando las configuraciones de Envío Directo.

Usar envío directo o servidor SMTP?La elección depende, en primer lugar, de la disponibilidad de un buen servidor SMTP. Si su servidor SMTP de su servidor es capaz de gestionar muchos mensajes en una rápida secuencia, o bien enviar mensajes en simultáneo, el uso de servidor SMTP será más rápido y más confiable, ya que su servidor de SMTP se encuentra más “cerca” a su computadora que el servidor de email de cada destinatario.

De todas formas, algunos proveedores, para prevenir que sus usuarios utilicen el servidor con propósitos de spam, imponen restricciones sobre la cantidad de mensajes que pueden ser enviados en un período de tiempo específico y la cantidad de mensajes que pueden ser enviados en simultáneo (por ejemplo, un servidor de SMTP podría aceptar no más de un mensaje cada 5 segundos y no permitir enviar más de 2 mensajes al mismo tiempo). Todos los mensajes que superen esta restricción serán rechazados con un error. Esto no significa que el servidor o el software no estén funcionando en forma adecuada, sino que es necesario configurar una forma distinta en la opción de tiempos en la sección de Configuración Avanzada.

En tales casos, sería más rápido y conveniente utilizar el modo de envío directo. El envío directo requiere de un poco más de tiempo para entregar cada mensaje (ya que debe hacer una petición al servidor DNS y el servidor de email podría estar “lejos” de la PC del usuario), de todas formas este incremento de tiempo es compensado mediante la posibilidad de enviar más mensajes en simultáneo sin necesidad de pausas extras entre mensajes.

El envío directo también es útil cuando una operación de envío debe ser realizada utilizando una conexión sin conocer el servidor SMTP (es el caso típico de una notebook “afuera”, lo cuál significa que no se encuentra en la oficina o en casa – en caso de acceso público a una red inalámbrica).

La sección de Configuración avanzada le permite configurar el tiempo de envío. Esto es útil para realizar una operación de envío a la máxima velocidad posible permitida por el servidor SMTP con restricciones antispam. Este es el significado de cada una de las opciones:

  • Pausa entre mensajes: la cantidad de segundos entre mensajes.
  • Pausa entre bloques: la cantidad de mensajes entre cada bloque de mensajes.
  • Mensajes por Bloques: la cantidad de mensajes enviados en cada bloque
  • Espera: la cantidad máxima de segundos luego de los cuales el envío de un mensaje es abortado
  • Conexiones: la máxima cantidad de conexiones en simultáneo, lo cuál significa la cantidad de mensajes enviados en simultáneo*.
  • Reintentos en caso de error: Si el servidor SMTP o el servidor del destinatario (en caso de envío directo) no acepta el mensaje, el software puede esperar una cantidad de segundos y reintentar enviar el mensaje una o más veces.
  • Pausa entre reintentos: la cantidad de segundos de demora antes de reintentar enviar un mensaje no aceptado.

La configuración adecuada no puede ser establecida antes de algunos intentos, verificando la cantidad de mensajes entregados realmente. Para simplificar las configuraciones, algunas Configuraciones Sugeridas se encuentran disponibles. Pueden no encontrarse optimizadas para su conexión pero pueden ser consideradas un buen punto de partida para obtener la mejor configuración.

Advertencia: Las listas de distribución pueden contener direcciones de email inválidas, o algunos servidores de email pueden encontrarse temporalmente inactivos. Por ello, al utilizar listas que contienen gran cantidad de direcciones debe considerar normal e inevitable, que independientemente del modo de envío y las configuraciones elegidas, no todos los mensajes serán entregados y un determinado porcentaje será retornado con un error. En tal caso será posible intentar completar la operación de envío más tarde utilizando las funciones de historial.

 

Cómo puedo obtener las configuraciones avanzadas correctas?

Para obtener las configuraciones avanzadas correctas es necesario intentar varias combinaciones (normalmente una lista de 10 direcciones será suficiente) y verificar la cantidad de mensajes entregados realmente (esta información es entregada al final de la operación de envío, cuando también es posible verificar los logs). Los usuarios conectados a un servidor SMTP “tolerante” no experimentarán problemas, sin importar las configuraciones especificadas que sólo afectarán la velocidad de envío. Por el otro lado, si su conexión utiliza un servidor SMTP “estricto”, para poder entregar una gran cantidad de mensajes puede ser necesario disminuir la velocidad de envío de mensajes para evitar enviar mensajes en simultaneo.

Estas son algunas reglas simples que vale la pena considerar:

  • Un servidor SMTP tolerante permite el envío rápido sin pausas (o pausas limitadas). Por el otro lado un servidor SMTP restringido que utiliza numerosos filtros antispam, incrementa las pausas y disminuye las conexiones en simultáneo.
  • Normalmente, los servidores SMTP no permiten enviar mensajes en simultáneo, por ello al utilizar el modo SMTP el número de conexiones debe ser bajo o, en algunas situaciones, igual a 1 (sin conexiones simultáneas). Si el servidor SMTP se encuentra equipado con mecanismos de restricción antispam, puede ser necesario disminuir la velocidad de envío estableciendo una pausa de algunos segundos entre envíos, y estableciendo una mayor pausa entre bloques de mensajes. También, los bloques no deberían contener más que algunas docenas de mensajes.
  • En el caso de envío directo, con una lista de distribución estandar que contenga direcciones de email que pertenezcan a dominios diferentes, los mensajes serán entregados a una variedad de servidores distintos: por ello es posible establecer un gran número de conexiones* y limitar (o desactivar) las pausas entre mensajes y entre bloques.
  • Al incrementar el número de intentos en caso de error puede incrementar el porcentaje de éxito pero disminuirá la velocidad de la operación de envío, particularmente si el número de conexiones simultáneas es bajo. Puede completar la operación más tarde desde la ventana de historial (luego de esperar algunos minutos).

 

Entre las configuraciones avanzadas, también puede encontrar la Codificación: seleccione entre quoted-printable y base64. El contenido del encabezado muestra el software que ha generado el mensaje (el texto Xmailer): utilizando la configuración por Defecto la cabecera incluirá el nomber y versión de SendBlaster. En caso contrario usted puede escribir otro texto, para simular enviar desde un cliente de email diferente o elegir la opción Ninguno para evitar que se agregue al encabezado del mensaje de correo.

La opción de Dominio permite personalizar el nombre de la máquina utilizado por el software para conectarse al servidor SMTP o los servidores de email de los destinatarios. Esto puede ser útil al utilizar Envío Directo: algunos servidores verifican el nombre de dominio antes de aceptar mensajes; requieren que el nombre del dominio corresponda con el nombre de equipo público en la red, y anes de aceptar mensajes realizan un ping (u operación similar) para verificar que el nombre del dominio corresponda con la dirección IP de la máquina que requiere la conexión. En este caso, el seleccionar la Dirección de internet puede disminuir la cantidad de mensajes rechazados. Sugerimos utilizar las configuraciones por defecto, o utilizar Dirección de Internet al realizar envíos directos y Nombre de PC local al utilizar SMTP (los servidores SMTP generalmente no realizan ninguna verificación en particular sobre el nombre de dominio).
SendBlaster verifica su dirección pública de PC cada vez que inicia; si la conexión a Internet no se encuentra disponible al iniciar, la dirección pública será omitida y el nombre de la PC local será utilizado en su lugar. Si se dispone de una dirección IP pública, los usuarios expertos pueden seleccionar Definida por el Usuario… e ingresar un valor fijo (por favor tenga en cuenta que un nombre de host es necesario – no una dirección IP) – pero tenga en cuenta que una configuración incorrecta puede comprometer un envío correcto.


*En la Edición gratuita de SendBlaster, la cantidad máxima de conexiones es 2, aún si se especifica un número mayor.

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